Jak napisać pismo do urzędu i skutecznie uzyskać odpowiedź

Dlaczego warto pisać do urzędu

Kontakt z urzędem to jedna z podstawowych form udziału mieszkańców w sprawach publicznych. Każdy ma prawo zapytać urząd o jego działania, wydatki, decyzje czy plany, a także zgłaszać problemy dotyczące swojej gminy. Urząd nie robi mieszkańcom przysługi, odpowiadając na pisma – jest to jego obowiązek wynikający z prawa. Mimo to wiele osób nadal obawia się kontaktu z urzędem, bo wydaje im się, że trzeba znać przepisy albo pisać skomplikowanym, urzędowym językiem.

Jak napisać pismo do urzędu

Pismo do urzędu może być bardzo proste. Najważniejsze jest to, aby jasno opisać sprawę i napisać, czego oczekujemy. Wystarczy kilka zdań napisanych zwykłym językiem. W piśmie powinny znaleźć się podstawowe informacje o osobie, która pisze, nazwa urzędu oraz krótki opis sprawy. Nie trzeba cytować przepisów ani używać oficjalnych formuł. Urząd ma obowiązek przyjąć pismo i się do niego odnieść, niezależnie od formy.

Wniosek o informację publiczną – kiedy z niego korzystać

Gdy pytamy urząd o sprawy dotyczące wydatkowania publicznych pieniędzy, inwestycji, umów, decyzji władz czy sposobu działania urzędu, mamy do czynienia z informacją publiczną. W takich przypadkach składamy wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Taki wniosek nie wymaga uzasadnienia ani wykazywania interesu prawnego. Urząd nie może odmówić przyjęcia wniosku tylko dlatego, że został napisany prostym językiem.

Jak złożyć pismo do urzędu – także elektronicznie

Warto pamiętać, że pisma do urzędu nie trzeba składać wyłącznie osobiście lub pocztą. W większości spraw pismo można złożyć również elektronicznie, bez wychodzenia z domu. Służy do tego platforma ePUAP, która umożliwia wysyłanie pism do urzędów w formie elektronicznej. Za jej pośrednictwem można składać wnioski, skargi, odwołania oraz inne pisma dotyczące spraw urzędowych. Pismo wysłane przez ePUAP ma taką samą moc prawną jak pismo złożone w urzędzie lub wysłane listownie. Dodatkową zaletą jest to, że system automatycznie generuje potwierdzenie złożenia pisma, co ułatwia późniejsze dochodzenie swoich praw i pilnowanie terminów.

Ile czasu urząd ma na odpowiedź

Terminy odpowiedzi urzędu zależą od rodzaju pisma, jakie składamy. W przypadku wniosku o udostępnienie informacji publicznej urząd ma 14 dni na udzielenie odpowiedzi. Jeżeli nie jest w stanie odpowiedzieć w tym czasie, może przedłużyć termin maksymalnie do dwóch miesięcy. Musi jednak poinformować o tym w ciągu pierwszych 14 dni, wskazując nowy termin oraz powód opóźnienia. Brak odpowiedzi w terminie oznacza, że urząd nie wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec mieszkańców.

W przypadku innych pism, takich jak wnioski, skargi czy odwołania składane w ramach postępowania administracyjnego, obowiązują terminy określone w Kodeksie postępowania administracyjnego. Co do zasady urząd powinien załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, a sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego nie później niż w ciągu miesiąca. Jeżeli sprawa jest szczególnie skomplikowana, termin ten może zostać wydłużony do dwóch miesięcy. Także w tym przypadku urząd ma obowiązek poinformować stronę o przyczynach opóźnienia i wskazać nowy termin załatwienia sprawy.

Jeżeli urząd nie dotrzymuje ustawowych terminów i nie informuje o powodach opóźnienia, mamy do czynienia z bezczynnością lub przewlekłym prowadzeniem sprawy. W takiej sytuacji mieszkaniec ma prawo domagać się reakcji urzędu i skorzystać z dostępnych środków, w tym złożyć skargę na bezczynność.

Gdy urząd nie odpowiada – bezczynność

Zdarza się, że urząd w ogóle nie reaguje na pismo albo odpowiada w sposób wymijający, który nie rozstrzyga sprawy. W takiej sytuacji mówimy o bezczynności urzędu. Oznacza to, że organ nie wykonuje swojego obowiązku wobec mieszkańca. Mieszkaniec ma prawo złożyć skargę na bezczynność i domagać się rozpatrzenia sprawy w przewidzianym prawem trybie.

Skargę na bezczynność składa się do organu wyższego stopnia nad urzędem, który nie odpowiedział na pismo. Jeżeli urząd nie ma organu nadrzędnego, skargę wnosi się do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego. Skarga może zostać złożona na piśmie, za pośrednictwem ePUAP lub pocztą tradycyjną. Ważne jest, aby zachować potwierdzenie jej złożenia.

W treści skargi nie trzeba używać skomplikowanego języka ani powoływać się na różne przepisy. Wystarczy wskazać, kiedy zostało złożone pierwotne pismo lub wniosek, czego dotyczyło oraz że urząd nie odpowiedział w ustawowym terminie lub nie poinformował o jego przedłużeniu. Można również napisać, że brak odpowiedzi utrudnia załatwienie sprawy.

Złożenie skargi na bezczynność często powoduje, że urząd podejmuje działanie i udziela odpowiedzi. Dla urzędu jest to wyraźny sygnał, że mieszkaniec zna swoje prawa i oczekuje ich respektowania.

Odmowa udzielenia informacji

Jeżeli urząd odmawia udostępnienia informacji, musi zrobić to w formie decyzji administracyjnej. Taka decyzja powinna zawierać uzasadnienie oraz pouczenie o możliwości odwołania. Urząd nie może po prostu napisać, że informacji nie udostępni, bez wyjaśnienia powodów. Brak decyzji lub brak pouczenia o odwołaniu oznacza, że urząd działa nieprawidłowo.

Jak się odwołać od decyzji urzędu

Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie. Termin na jego złożenie jest wskazany w decyzji i zazwyczaj wynosi 14 dni. W odwołaniu wystarczy napisać, że nie zgadzamy się z decyzją i prosimy o ponowne rozpatrzenie sprawy. W wielu przypadkach samo odwołanie sprawia, że urząd ponownie analizuje sprawę i zmienia swoje stanowisko.

Urząd jest dla mieszkańców

Pisanie pism do urzędu, zadawanie pytań i składanie odwołań to normalne korzystanie z praw obywatelskich. Im częściej mieszkańcy z tych praw korzystają, tym większa jest przejrzystość działania władz lokalnych. Aktywni i świadomi mieszkańcy mają realny wpływ na to, jak funkcjonuje gmina.

Stowarzyszenie Uczciwa Gmina przypomina, że mieszkańcy mają realny wpływ na sprawy lokalne, a korzystanie z prawa do informacji i kontaktu z urzędem jest ważnym elementem kontroli społecznej.